Tout savoir sur l’échange de données informatisé (EDI)

L’échange de données informatisé, ou EDI (en anglais : Electronic Data Interchange) est un système d’échange d’informations commerciales d’ordinateur à ordinateur, entre deux partenaires commerciaux (exclusivement B2B). Utilisé depuis les années 1980 en entreprises, les flux EDI permettent de fluidifier les processus d’approvisionnement et de gagner en productivité.

Les bénéfices de l’EDI

La mise en place de l’EDI au sein des entreprises est généralement une réponse à la nécessité d’améliorer les processus achat. En remplaçant les échanges physiques (courriers, e-mail, fax…) des informations commerciales standards et régulières comme les bons de commande, les factures, les devis et bons de livraison, les flux EDI facilitent les transactions et réduisent les risques d’erreur. Toutes ces informations commerciales sont transformées via un progiciel en données codées, qui sont alors transmises automatiquement de l’ordinateur du client à celui du fournisseur, et vice versa. L’entreprise y trouve alors de nombreux bénéfices :

• Les coûts de main-d’œuvre sont réduits ;
• Les délais de traitement diminuent drastiquement (la gestion d’une transaction via l’EDI dure moins d’1 heure, contre en moyenne 5 jours pour un traitement manuel) ;
• Les relations client-fournisseur sont améliorées ;
• L’efficacité globale de l’entreprise s’accroît.

La mise en place

Afin de mettre en place un système EDI entre deux partenaires commerciaux, ces derniers doivent au préalable s’accorder sur différents points. La particularité de l’EDI est le remplacement de la gestion humaine des informations commerciales par une gestion informatique automatisée. Il est donc nécessaire en amont de configurer ce système d’échange afin de permettre des échanges fiables et une bonne compréhension entre les deux parties. Les partenaires doivent par exemple définir ensemble un format EDI spécifique. Le format EDI constitue en d’autres termes le langage commun qui permettra aux deux systèmes informatiques de se comprendre et d’interagir entre eux correctement. Il existe par exemple les formats ANSI, TRADACMS, XML ou encore EDIFACT.

Par la suite, les partenaires commerciaux qui souhaitent échanger via des flux EDI devront installer au sein de leurs systèmes informatiques internes respectifs des traducteurs et logiciels de gestion EDI, via une équipe de programmateurs spécialisés. Les traducteurs serviront à transformer les informations codées reçues en données utilisables par l’entreprise.

Les différents types d’EDI

On distingue plusieurs types d’EDI chacun adapté à des situations particulières :

• L’EDI Direct : avec cet EDI, l’entreprise dispose d’une connexion individuelle avec chacun de ses partenaires. On l’appelle aussi EDI Point à Point ;
• L’EDI via réseau privé : le système EDI prend place grâce à un réseau VAN et via des boîtes aux lettres numériques sur lesquelles plusieurs entreprises peuvent s’échanger des informations ;
• L’EDI AS2 : il s’agit d’échange numérique sécurisé via protocole AS2 ;
• Le Web EDI : ce type d’EDI est plutôt destiné aux PME qui utilisent l’EDI de façon ponctuelle. Les flux EDI s’échangent sous forme de formulaires en ligne via un navigateur Internet.
• L’EDI externalisé : il fonctionne grâce à des ressources externes.
• L’EDI Mobile : il permet d’échanger des documents dématérialisés via des applications mobiles.